Studium przypadku

E-learning funkcjonuje w naszym kraju już od kilkunastu lat, wykorzystują go uczelnie, administracja, banki, przedsiębiorstwa z branży telekomunikacyjnej. Rynek oferuje gotowe rozwiązania techniczne, systematycznie ukazują się specjalistyczne czasopisma, organizowane są konferencje. Czy zatem możemy powiedzieć, że na dobre wpisał się w naszą rzeczywistość szkoleniową? Niestety, nie. Bardzo wiele potencjalnych obszarów jego zastosowania jest bowiem wciąż niewykorzystanych. Najlepszym przykładem jest krajowy przemysł, który zdaje się w ogóle nie zauważać istnienia e-learningu.

Niniejsze opracowanie poświęcone jest przedsiębiorstwu, które jako jedno z nielicznych w krajowym przemyśle uruchomiło - i z dobrym skutkiem eksploatuje - elektroniczny system edukacji zdalnej. BOT Elektrownia Bełchatów SA, bo o niej mowa, jest przykładem na to, że zastosowanie elektronicznych systemów edukacyjnych w przemyśle, choć nie jest łatwe, to jednak możliwe i opłacalne.

Przedsiębiorstwa branży energetycznej zobowiązane są do systematycznego szkolenia pracowników. W Elektrowni Bełchatów na ogólną liczbę ponad czterech tysięcy zatrudnionych przypada w ciągu roku prawie dziewięćdziesiąt tysięcy godzin szkoleniowych, pochłaniających ponad jedenaście tysięcy ośmiogodzinnych dniówek roboczych. Łatwo zauważyć, jak kosztowne i trudne organizacyjnie jest to zadanie. Mimo że koordynacją polityki szkoleniowej zajmuje się wydzielona komórka, problematyka ta pośrednio angażuje całą organizację, między innymi Zakładowy Ośrodek Informatyki.

Zaangażowanie służb IT w działalność szkoleniową pozwoliło Elektrowni pokonać najpoważniejszą przeszkodę, która już na wstępie paraliżuje uruchomienie systemu e-learningowego w zakładzie przemysłowym, a mianowicie kwestię strony inicjującej projekt. Niestety, tak się zazwyczaj składa, że służby odpowiedzialne za koordynację szkoleń nie posiadają kompetencji wystarczających do podjęcia samodzielnej inicjatywy w zakresie doboru i wdrożenia elektronicznego systemu edukacji zdalnej. Koordynatorzy szkoleń po prostu nie znają się na informatyce. Dla odmiany służby IT, nie mają wiedzy z zakresu organizacji procesów nauczania i nie przejawiają w tym zakresie jakiejkolwiek inicjatywy, czemu nie można się dziwić - w końcu od tego są koordynatorzy szkoleń. W konsekwencji powstaje sytuacja absolutnie patowa.

W Elektrowni byłoby zapewne podobnie, gdyby nie szereg znaczących wdrożeń informatycznych, które Zakładowy Ośrodek Informatyki realizował w latach 1999-2003. W ramach projektów część obowiązków szkoleniowych, koordynowanych przez Dział Szkoleń, spadła na barki pracowników IT. W efekcie, ponadtrzydziestoosobowy zespół zmuszony był dzielić czas pracy pomiędzy obowiązki administracyjne, a prowadzenie szkoleń i udzielanie pomocy użytkownikom. Sytuacja była na dłuższą metę nie do przyjęcia i wymagała szybkiego rozwiązania systemowego. W związku z tym w końcu roku 2003 z inicjatywy Zakładowego Ośrodka Informatyki, ale przy merytorycznym zaangażowaniu Działu Szkolenia, powołano mieszany zespół roboczy, któremu powierzono rozpoznanie problematyki e-learningu oraz możliwości pozyskania i wdrożenia systemu zdalnej edukacji na potrzeby wsparcia polityki szkoleniowej firmy. Prace zespołu doprowadziły do opracowania projektu pt. Wymagania funkcjonalne systemu e-learning w Elektrowni Bełchatów SA Dokument obejmował wiedzę pozyskaną na etapie wstępnym, a dotyczącą zarówno teorii kształcenia e-learningowego, jak i zidentyfikowanych obszarów zastosowania systemu w organizacji, opłacalności przedsięwzięcia oraz stawianych mu wymagań funkcjonalnych. Przetarg na zakup e-learningowego systemu zdalnej edukacji zakończył się w grudniu 2003 r. wyborem rozwiązania WBTSerwer, zaoferowanego przez producenta, firmę 4System z Zielonej Góry. Wdrożenie zajęło kolejne trzy miesiące.

Decydując się na uruchomienie platformy zdalnej edukacji, od początku postawiono na zbudowanie solidnego zaplecza umożliwiającego szybkie i tanie tworzenie szkoleń elektronicznych. W związku z tym wraz z rozpoczęciem wdrożenia, powołano liczący trzy osoby zespół pracowników Zakładowego Ośrodka Informatyki, któremu powierzono obowiązek administrowania platformą e-learningową oraz opracowywania szkoleń elektronicznych na jego potrzeby. W skład zespołu weszli specjaliści z doświadczeniem w prowadzeniu szkoleń tradycyjnych oraz pracy z użytkownikiem końcowym. Bardzo poważnie potraktowano kwestię jakości tworzonych materiałów. W tym celu zakupiono specjalistyczne oprogramowanie narzędziowe (Lectora, Toolbook, WBTExpress) i pomocnicze (Macromedia Studio, Camtasia, Snagit) oraz wysokiej jakości sprzęt komputerowy. Członkowie zespołu przeszli szereg profesjonalnych szkoleń z zakresu obsługi narzędzi oraz metodologii tworzenia i prowadzenia szkoleń zdalnych. Dwu z nich skierowano także na studia podyplomowe Narzędzia i Techniki Wirtualnej Edukacji na Politechnice Warszawskiej. W efekcie Zakładowy Ośrodek Informatyki stworzył profesjonalne zaplecze, umożliwiające tworzenie na potrzeby organizacji profesjonalnych szkoleń elektronicznych, zgodnych z obowiązującymi w e-learningu standardami SCORM i AICC oraz maksymalnie obniżył koszty związane z eksploatacją systemu.

Zespół e-learningowy stworzył dotąd 34 jednostki szkoleniowe, od prostych instrukcji po zaawansowane szkolenia multimedialne symulujące działanie aplikacji. Jednym z najciekawszych projektów jest oddany do eksploatacji w roku 2005 kompletny zestaw szkoleń okresowych BHP, wsparty właściwymi modułami egzaminacyjnymi. Pakiet został opracowany we współpracy z firmą szkoleniową Tarbonus, jedną z wiodących w tej dziedzinie w kraju. Szkolenia przewidziane są do wykorzystania za pośrednictwem zarówno platformy e-learningowej, jak i z dysków CD. W bieżącym roku przewidywane jest uruchomienie prac nad stworzeniem pakietu kursów z zakresu obsługi programów wchodzących w skład Microsoft Office oraz (przy merytorycznej współpracy partnera zewnętrznego) szkoleń językowych.

Zgodnie z wewnętrznymi regulacjami określono miejsce systemu w strukturze organizacyjnej przedsiębiorstwa, wyznaczono także kompetencje w zakresie jego eksploatacji. Zgodnie z nimi Zakładowy Ośrodek Informatyki sprawuje opiekę techniczną oraz odpowiada za tworzenie treści. Pieczę merytoryczną nad prowadzonymi szkoleniami sprawuje Dział Szkolenia, w ramach którego powołano funkcję Koordynatora ds. e-learningu. Do zadań Koordynatora należy organizacja szkoleń w trybie zdalnym, kontrola ich przebiegu, tworzenie zapotrzebowań na konkretne jednostki lekcyjne. Powołano także koordynatorów ds. e-learningu w największych komórkach organizacyjnych.

BOT Elektrownia Bełchatów SA jest pierwszym przedsiębiorstwem w krajowej energetyce i jednym z pierwszych w przemyśle, które z sukcesem wsparło realizację szkoleń pracowniczych systemem edukacji elektronicznej oraz zapewniło mu profesjonalne zaplecze kreatorskie. Dostęp do e-learningu mają obecnie wszyscy użytkownicy sieci komputerowej w liczbie prawie 2000 osób. Posiadany potencjał oraz narzędzia pozwalają na efektywną i nowoczesną realizację polityki szkoleniowej oraz informacyjnej. Trzy lata eksploatacji dowiodły, że e-learning jest tanią i efektywną formą przekazu wiedzy, którą można skutecznie wykorzystywać nie tylko w realizacji szkoleń pracowniczych, ale także w celu uzupełniania szkoleń tradycyjnych, szybkiego i bezpiecznego dystrybuowania informacji z zapewnieniem pełnej kontroli ich odbioru ("elektroniczny słup ogłoszeniowy"), w procesach wdrożeniowych systemów informatycznych (symulacje działania oprogramowania), w akcjach promocyjnych (tworzenie multimedialnych prezentacji do dystrybucji na dyskach CD) oraz w celu wsparcia polityki zachowania jakości ISO¹, jak również BHP.