Wprowadzenie

Nie tylko IT... to zdanie najczęściej powtarzane przez uczestników i prelegentów konferencji Intranetowe Portale Korporacyjne. W doskonały sposób obrazuje ono aktualny poziom rozwoju i świadomości zarówno menedżerów z różnorodnych firm, jak i przedstawicieli dostawców rozwiązań portalowych. Odzwierciedla też poglądy głównego koncernu dostawców portali, podkreślających, że nie sama technologia czy infrastruktura są najtrudniejszym elementem w trakcie przygotowań portalu, ale jego logika i dostosowanie funkcjonalności do potrzeb biznesowych odbiorców.

O ile jeszcze przed dwoma - trzema laty byliśmy zafascynowani możliwościami baz wiedzy, repozytoriów, systemów zarządzania dokumentami czy zarządzania treścią, to jednak już w tym roku punkt zainteresowania zarówno dostawców, jak i klientów znajduje się w innym miejscu. Jest to zapewne skutkiem ewolucji rynku od intranetu - wewnętrznego biuletynu informacyjnego - do wirtualnego środowiska pracy, którym coraz częściej stają się portale korporacyjne.

Wiele firm ma już za sobą pierwsze doświadczenia wdrożeniowe. Najczęściej - jak pokazują badania KPMG¹ - właścicielami portali w firmach są działy marketingu, komunikacji lub IT. Prawidłowość ta zdaje się jednak zmieniać - coraz częściej użytkownicy biznesowi stają się współodpowiedzialni za portal, zaś główne funkcje administracyjne wyprowadzane są z działów IT. W coraz większym stopniu bowiem portal jest centralnym narzędziem pracy w firmie, zorientowanym na współpracę grupową i wsparcie procesów biznesowych.

Od czego zacząć wdrożenie

Zarówno firmy wdrażające portale, jak i sami klienci zdają się zgodnie przyznawać, że najczęściej spotykanymi obszarami inicjującymi wdrożenie portalu są:

• sprawy pracownicze:
  • szkolenie,
  • rekrutacja,
• procedury ISO,
• helpdesk
• biuro prawne
• audyt wewnętrzny
• wnioski kredytowe².

Lista ta odzwierciedla w dużej mierze początkowy etap rozwoju rynku - rozwiązanie problemów z zakresu zarządzania dokumentami i informacją. Podstawową korzyścią jest w tych sytuacjach zgromadzenie w jednym miejscu informacji na temat urlopów pracowników, szkoleń, materiałów szkoleniowych, ważnych dokumentów ISO, skupienie wszystkich dokumentów wokół danej sprawy itp.

Bazując na swych doświadczeniach, firmy wdrażające portale korporacyjne radzą, by wdrożenie zaczynać od jednego działu, angażując w ten proces koniecznie przełożonego oraz sponsora z wyższej kadry menedżerskiej. Zapewnia to firmie mniejsze ryzyko oraz szybszy widoczny efekt wdrożenia.

Od portalu informacji do portalu zorientowanego na usługi

Tę drogę przeszło już wiele organizacji. Kolejnym krokiem na drodze rozwoju ich portali jest przekształcenie tych prostych repozytoriów dokumentów czy statycznych stron informacyjnych w portale wiedzy, na których pracownicy nie tylko znajdą dokumenty i bieżące informacje, ale będą mogli w swej pracy skorzystać również z eksperckiej wiedzy, wziąć udział w szkoleniu czy swobodnie komunikować się z innymi członkami grupy roboczej. Praca tylko w portalu to dla wielu firm (nie tylko zagranicznych) już najbliższa przyszłość. Tu pracownik znajdzie zarówno swą korespondencję elektroniczną, jak też wszystkie niezbędne dokumenty, nad jakimi pracuje. Jeśli będzie taka potrzeba, rozwiązując określony problem, będzie mógł zwrócić się do firmowego eksperta o pomoc lub wcześniej sam wyszuka rozwiązanie takiego problemu.

Związane jest to z rozwojem technologii portalowych, jaki nastąpił w ciągu niespełna 10 ostatnich lat - od aplikacji zorientowanych na treść po aplikacje kompozytowe.

Rysunek 1. Rozwój technologii portalowych

Źródło: W. Kot, BEA AquaLogic - infrastruktura dla SOA, Bea Systems, prezentacja podczas konferencji Intranetowe Portale Korporacyjne, Warszawa, 23 maja 2006 r.

Co charakteryzuje portale procesowe? - Najważniejsza jest orientacja rozwiązań SOA na użytkownika oraz zintegrowane procesy biznesowe, co oznacza, że:

• pojedynczy portlet łączy w sobie wiele aplikacji, prowadzi użytkownika przez proces biznesowy,
• użytkownik musi tylko rozumieć proces, nie wszystkie systemy funkcjonujące w ramach tego procesu,
• jeśli wymagana jest zmiana procesu, można ją łatwiej zaimplementować (jedno środowisko), zwykle bez potrzeby szkolenia użytkownika.

Nowoczesny portal korporacyjny umożliwia nie tylko dostęp do personalizowanych treści, wyszukiwarki, aplikacji, ale także tworzenie wirtualnych przestrzeni pracy czy zarządzanie procesami. Wspiera to zarazem korporacyjny system zarządzania wiedzą. Do jego głównych cech należy zaliczyć:

personalizacja:

• zaawansowaną prezentację: agregacja treści i usług w postaci osobistych stron, społeczności,
• uniwersalne wyszukiwanie: ludzie, treść, projekty, aplikacje,
• zasięg: pracownicy, partnerzy, klienci,

Zarządzanie procesem:

zintegrowane procesy, workflow,
• procesy przebiegają poprzez wiele różnych systemów,
• wielość uczestników (procesy mogą wychodzić poza firmę),
• koordynacja pracy ludzi w ramach procesu,

Wirtualna przestrzeń pracy:

• przestrzenie do współpracy,
• zaawansowane współdzielenie: dokumentów, kalendarzy, dyskusje,
• rozproszona publikacja,
• treści i usługi w kontekście zadania, roli, zainteresowań,
• wsparcie dla departamentów, grup, projektów³.

Prelegenci zwracali także uwagę na szczególną rolę portalu we wsparciu pracy kadry zarządzającej. Funkcjonalność portalu określana mianem panelu kontrolnego dla zarządu pozwala na bieżąco kontrolować kondycję firmy, zaś prezentacja wyników w ramach zdefiniowanej struktury zależności pozwala śledzić przyczyny niepowodzeń czy szczególnie dobrych wyników firmy.

Rysunek 2. Portal - przykładowy panel kontrolny dla zarządu firmy

Źródło: A. Baranowska, Portal Korporacyjny - jedno rozwiązanie dla wielu, prezentacja podczas konferencji Intranetowe Portale Korporacyjne, Warszawa, 23 maja 2006 r.

Prezentacje dostawców rozwiązań portalowych przedstawione podczas konferencji IPK nieśmiało odzwierciedlają światowe tendencje, pokazując, że zarządzanie wiedzą w organizacji to w głównej mierze zarządzanie relacjami międzyludzkimi, a portal korporacyjny powinien wspierać te interakcje oraz realizację procesów biznesowych. Niemniej, przedsiębiorstwa prezentujące swe doświadczenia biznesowe zdają się pokazywać, że rynek polski jest wciąż jeszcze na początku tej drogi.

Ograniczenia wdrożeniowe

Szczególnie cennymi dla uczestników konferencji były lessons learned, jakimi dzielili się z nimi prelegenci, reprezentujący zwłaszcza klientów biznesowych wdrożeń. Zdawali się oni jednogłośnie przekonywać, że wdrożenie, a w dalszej perspektywie administrowanie i rozwój portalu, nie powinny leżeć w gestii departamentów informatycznych, a raczej powinny być delegowane do właścicieli biznesowych.

Samo delegowanie uprawnień czy przekazywanie kompetencji związanych z własnością i zarządzaniem portalem w przypadku niektórych firm okazało się elementem krytycznym wdrożenia. Dla przykładu, Telewizja Polska realizowała projekt intranetu ok. 8 miesięcy, z czego ... 6 miesięcy zajęło określenie kompetencji jednostek organizacyjnych, zaś pozostałe 1,5 miesiąca w harmonogramie obejmowało:

• analizę możliwości technicznych nowej jednostki organizacyjnej przygotowującej nową wersję intranetu,
• przygotowanie architektury i makiety graficznej,
• decyzję zarządu o wdrożeniu,
• wdrożenie - zakończone udostępnieniem użytkownikom⁴.

Doświadczenia TVP, sprowadzone do dwóch zasadniczych "lekcji":

1. dział IT w firmie nie powinien zarządzać intranetem,
2. kluczem do sukcesu budowy intranetu jest delegacja uprawnień do użytkowników,

pokazują, że narzędzia informatyczne powinny być tworzone w firmie dla użytkowników, a nie odwrotnie. I choć wydaje się to truizmem przy obecnym poziomie rozwoju rynku, to jednak niepowodzenia, będące skutkiem projektowania aplikacji bez uwzględnienia rzeczywistych potrzeb odbiorców⁵ wciąż przyprawiają firmy o wielomilionowe straty. Anegdotyczną stałą się już historia firmy, która - pracując z dużą liczbą zdjęć - postanowiła przygotować repozytorium tychże zdjęć. Praca zlecona została działowi IT, który opracował narzędzie doskonale indeksujące i przeszukujące zasoby po zadanych kryteriach, tylko ... był to system bez możliwości podglądu.