Relacja z konferencji

W dniu 28 września 2006 r. w Warszawie odbyła się konferencja Sposoby integracji poszczególnych dziedzin działalności uczelni wyższych. Była to IV edycja z cyklu organizowanych przez Centrum Promocji Informatyki (CPI) konferencji na temat Systemy informatyczne wspomagające zarządzanie uczelnią wyższą.

Cykl ten jest adresowany do osób, które chcą zapoznać się z najnowszymi rozwiązaniami z dziedziny IT w sektorze edukacyjnym. Konferencja zgromadziła około 90 uczestników, reprezentujących największe uczelnie prywatne i państwowe oraz przedstawicieli firm informatycznych. Program spotkania obejmował zagadnienia związane z promocją uczelni wyższej, zastosowaniem elektronicznej legitymacji studenckiej, pozyskaniem funduszy UE na działalność uczelni, a także prezentację poszczególnych etapów wdrożenia zintegrowanego systemu informatycznego w uczelni na przykładzie Politechniki Warszawskiej. Profesor Włodzimierz Gogołek (Uniwersytet Warszawski) w referacie Budowanie wizerunku uczelni wyższej w internecie (promocja uczelni wyższej) przedstawił zagadnienia związane z wykorzystaniem IT w promowaniu uczelni i kształtowaniu jej wizerunku. Potrzeby w tym zakresie wynikają z szybkiego wzrostu liczby uczelni w Polsce, są związane z komercjalizacją szkolnictwa wyższego (także w uczelniach państwowych), powstawaniem nowych kierunków studiów, głównie w zakresie ekonomii, zarządzania i marketingu, jak również ze zmianami preferencji kandydatów na studentów, zwłaszcza uwzględniającymi bieżące i przewidywane potrzeby rynku pracy. Uczelnia w coraz większym stopniu staje się przedsiębiorstwem, jej zachowanie na rynku podlega takim samym regułom, co podmiotów działających w innych sektorach produkcji i usług. Jednym z ważnych narzędzi budowania konkurencyjności uczelni, kształtowania jej wizerunku i promocji jest internet, umożliwiający informowanie szerokich kręgów potencjalnych studentów i rekrutację kandydatów. Wykorzystanie IT to jednak przede wszystkim informatyczne wspomaganie procesu dydaktycznego, skutecznie wsparte zinformatyzowanym zarządzaniem procesów obsługi studiów w zakresie planowania zajęć, nadzoru nad ich realizacją, dokumentowania przebiegu studiów, a także sprawnej komunikacji: student - wykładowca - administracja (dziekanat). To także digitalizacja zasobów bibliotecznych, zapewnienie bezprzewodowego dostępu do internetu oraz poszerzanie edukacji niestacjonarnej, rozumianej jako zdalne nauczanie (e-learning). Promocja o zasięgu nie tylko krajowym, ale także globalnym najlepszych wyższych uczelni, w powiązaniu z e-learningiem, może w przyszłości umożliwić nie tylko zwiększenie zakresu kształcenia cudzoziemców w polskich uczelniach, ale także sprzedaży usług edukacyjnych za granicą, w tym w najbardziej rozwiniętych krajach świata. Skoro bowiem Polska jest jednym z kilku krajów, uważanych za najlepsze miejsce offshoringowych centrów usług globalnych korporacji, to może stać się takim centrum także w zakresie usług edukacyjnych.

Profesor Stefan Jackowski (Uniwersytet Warszawski) w referacie Specyfikacja systemu uczelnianego a "Prawo o szkolnictwie wyższym" podkreślił znaczenie identyfikacji wszystkich przepisów prawa, regulujących poszczególne sfery działania wyższych uczelni, a więc nie tylko podstawowych przepisów Prawa o szkolnictwie wyższym, ale także ustawy o finansowaniu badań naukowych, ustawy o stopniach i tytułach naukowych, przepisów wykonawczych (rozporządzeń) wydanych na ich podstawie, zasad programów międzynarodowych (ERASMUS) oraz wewnętrznych regulacji uczelni: statutu, regulaminu organizacyjnego, regulaminu studiów, innych regulaminów, uchwał i zarządzeń wewnętrznych organów szkoły. Z doświadczeń wdrożenia Uniwersyteckiego Systemu Obsługi Studiów (USOS) wynika, iż procedury regulowane aktami prawnymi łatwo poddają się informatyzacji, jeśli są tworzone z myślą o ich implementacji i uwzględniają zarówno możliwości, jak i ograniczenia stwarzane przez technologię informatyczną (np. ustawa o księgach wieczystych). W tworzenie aktów wewnętrznych szkoły powinny być zaangażowane osoby, których zadaniem będzie następnie ich implementacja do Uczelnianego Systemu Informatycznego (USI). Głównie to one są w stanie zadbać o precyzję definicji i opisów procedur oraz spójność merytoryczną, a także formalną aktów wydawanych w uczelniach, zaś komunikacja między uczelnianymi legislatorami i służbami informatycznymi może prowadzić do uproszczenia przepisów, dzięki łatwiejszemu ich egzekwowaniu. Implementacja przepisów państwowych może natomiast napotykać na trudności, bowiem przy tworzeniu przepisów prawa nie brano pod uwagę wprowadzania ich w życie z wykorzystaniem IT. Poważnym problemem, przed którym stoją twórcy USI, jest brak wielu aktów wykonawczych do Prawa o szkolnictwie wyższym oraz zmiany tych aktów. Projektując USI należy więc zachować maksymalną elastyczność, antycypując inwencję podmiotów wydających akty prawne.

Kolejne doświadczenia Uniwersytetu Warszawskiego w zakresie prac wdrożeniowych, a związane z przygotowaniem uczelni i wykorzystaniem jej kadry przedstawiła dr Janina Mincer-Daszkiewicz w referacie Możliwości wykorzystania własnej kadry informatycznej (pracownicy, studenci) do opracowania założeń systemowych, do przygotowania specyfikacji, implementacji i zarządzania systemem na uczelni wyższej. Zaletą podejścia polegającego na możliwie szerokim wykorzystaniu własnej kadry, będącej zbiorowym ekspertem w zakresie spraw studiów, mającej bliski kontakt z końcowym klientem, a także stanowiącej końcowego użytkownika (wykładowca, student), jest nie tylko prawidłowy rozwój i sprawne wdrożenie systemu, ale także ułatwienie jego pielęgnacji. Przewaga Uniwersytetu Warszawskiego nad wieloma innymi uczelniami polega na dysponowaniu dobrze przygotowanymi do realizacji takich zadań zasobami ludzkimi, jednak część z tych doświadczeń z pewnością można wykorzystać w informatyzacji wszystkich szkół, także mniejszych i prywatnych.

Konferencja stworzyła możliwość, w trakcie kolejnych wystąpień referentów, a także w dyskusji, przedstawienia doświadczeń innych uczelni w zakresie wdrażania zintegrowanego systemu informatycznego, wykraczającego poza obsługę procesu dydaktycznego, obejmującego inne dziedziny funkcjonowania szkoły: księgowość, gospodarkę magazynową, kadry i płace, a także zarządzanie uczelnią z wykorzystaniem Systemu Informowania Kierownictwa (SIK). Dariusz Stefaniuk (Politechnika Warszawska) zwrócił uwagę na fakt, iż w jego uczelni rozwój systemów w informatycznych odbywał się dotychczas, podobnie jak w innych dużych uczelniach, w oparciu o budowę rozłącznych, dziedzinowych systemów informatycznych. Pojawienie się nowych potrzeb Politechniki spowodowało podjęcie decyzji o wdrożeniu Zintegrowanego Systemu Informatycznego. Referent przedstawił kolejne kroki przedsięwzięcia: utworzenie konsorcjum, przeprowadzenie procedury przetargowej, negocjacje z oferentami i wybór wykonawcy, a także bardzo szczegółowo zawartość dokumentacji (opis przedmiotu zamówienia, opis wymagań funkcjonalnych systemu) i przebieg prac przygotowawczych do wdrożenia, w tym powołanie centrów kompetencyjnych. Cenne obserwacje i propozycje rozwiązań problemów zarządzania uczelnią z wykorzystaniem IT zawierały prezentacje firm oferujących systemowe rozwiązania dla uczelni (APR System, KalaSoft, SELS), omawiające doświadczenia z informatyzacji licznych wyższych uczelni, a także zawierające stale poszerzaną ofertę w tym zakresie.

Uczestników konferencji spotkał jednak pewien zawód. Zapowiedziane w programie wystąpienie Jerzego Kwiecińskiego, Podsekretarza Stanu w Ministerstwie Rozwoju Regionalnego, na temat Pozyskiwanie funduszy unijnych na działalność uczelni wyższych nie doszło do skutku, a z pewnością stanowiłoby ważny element konferencji. Uczelnie na ogół znają możliwości dostępu do środków z funduszy unijnych i innych zewnętrznych źródeł finansowania, ale planowane na najbliższą przyszłość rozwiązania w zakresie programów unijnych z pewnością pomogłyby przy opracowywaniu planów informatyzacji wielu wyższych uczelni.