Wstęp

Praca na odległość niepostrzeżenie wkracza w nasze życie. Coraz więcej zawodów może być wykonywane w systemie telepracy. Wiele osób przynajmniej część swoich obowiązków wykonuje zdalnie. Aby jak najwięcej osób mogło korzystać z zalet telepracy niezbędne są nie tylko odpowiednie połączenia telekomunikacyjne, ale również odpowiednie uregulowania organizacyjne i prawne.

W niniejszym artykule przyjrzymy się, jakie formy przybiera praca na odległość. Pozwoli to spojrzeć na swoje zadania służbowe z perspektywy wykonywania jej zdalnie. Okazuje się, że dzięki nowoczesnym technologiom zajęcia, o których dawniej nie pomyślelibyśmy, mogą być wykonywane właśnie w tej formie.

Historyczny rys telepracy

Możliwość pracy na odległość dla pewnych zawodów pojawiła się bardzo dawno temu. Osobom wykonującym wolny zawód obce są codzienne wyjazdy do biura.

Oczywiście nie o taką formę pracy na odległość nam chodzi w tym artykule. Zgodnie z definicją przytoczoną poniżej pierwsze formy telepracy pojawiły się w drugiej połowie XX wieku wraz z rozwojem technologii telekomunikacyjnych, komputerów i sieci komputerowych.

Za ojca telepracy uznać należy amerykańskiego fizyka Jacka M. Nillesa, który w ówcześnie panującym w Stanach Zjednoczonych kryzysie paliwowym wymyślił sposób na świadczenie pracy na odległość, nazwany przez swojego odkrywcę "telecommuting". W 1973 roku przeprowadził on pierwszy eksperymentalny projekt telepracy. W kolejnych latach idea telepracy nadal była rozwijana. W 1980 r. Alvin Toffler w książce "Trzecia fala" spopularyzował ideę "elektronicznej wioski", w której ludzie wykonują swoją pracę we własnych domach. W tym samym roku amerykańska armia zaczęła testować możliwości pracy zdalnej. Dwa lata później American Express podjął program telepracy - Project Homebond - przeznaczony dla osób niepełnosprawnych ruchowo. W 1990 r. władze miasta Los Angeles wprowadziły program telepracy dla całego okręgu. Na początku lat 90. firma AT&T wprowadziła system telepracy, który w przeciągu sześciu lat objął 55% pracowników amerykańskich oddziałów firmy (około 36 tys. os.). Jak wynika z opublikowanych w 1993 r. przez British Telecom szacunkowych danych zatrudnionych w ten sposób było 6 mln osób w USA i 1,27 mln w Wielkiej Brytanii. Dwa lata później Komisja Europejska stwierdziła, że "telepraca może stać się częścią naszego przyszłego życia zawodowego. Rewolucja telekomunikacyjna i informatyczna stworzyła szeroki wachlarz nowych, elastycznych sposobów wykonywania pracy, włącznie z możliwością przynajmniej częściowego przeniesienia jej poza siedzibę tradycyjnego biura." Z kolei w 1997 r. Komisja Europejska powołała do życia inicjatywę European Telework Development w celu podniesienia świadomości zagadnień telepracy i jej rozwoju na kontynencie europejskim. Rok później powstał Polski Punkt Informacyjny ETD. W tym czasie w USA pracowało już 11 milionów telepracowników¹.

Pojęcie telepracy - definicje

Telepraca, czyli praca na odległość definiowana jest nieco inaczej w Europie i Stanach Zjednoczonych. W Ameryce stosowane jest zazwyczaj pojęcie telecommuting (czyli praca zdalna). Natomiast w Europie przyjęło się używać terminu telework (czyli telepraca). Istnieje wiele definicji pojęć pracy na odległość². Autorzy portalu ABCpraca.pl określają telepracę jako jedną z metod pracy wykorzystującą technologie telekomunikacyjne i informatyczne, umożliwiającą wykonywanie zadań przez pracownika całkowicie lub częściowo poza siedzibą firmy³. Według amerykańskiego departamentu pracy (US Department of Labor) telepracę definiujemy jako pracę wykonywaną w domu lub w oddaleniu od umiejscowienia biznesu pracodawcy, świadczoną z wykorzystaniem urządzeń I⁴.

Kolejna z definicji charakteryzuje telepracę jako "wykorzystanie komputerów oraz urządzeń i usług telekomunikacyjnych w celu zmiany dotychczasowej geografii pracy"⁵.

Jack Nilles, pionier telepracy, definiował ją jako każdą formę zastąpienia dojazdów związanych z pracą przez technologie informatyczne (takie jak telekomunikacja i komputery)⁶.

Formy telepracy

Formy telepracy, jakie wyróżnia organizacja "European Telework Online (ETO) Polska" obejmują:

• telepracę domową gdy pracownik lub zleceniobiorca pracuje w domu zamiast dojeżdżać do biura pracodawcy lub zleceniodawcy. Wśród telepracowników domowych możemy wyróżnić przedsiębiorców oraz pracowników: samozatrudniających się, kontraktowych, nieformalnych, a nawet nielegalnych;
• telepracę mobilną (nomadyczną), w której pracownik swoje obowiązki zawodowe wykonuje w podróży, a jego warsztat pracy znajduje się tam gdzie akurat przebywa: w samolocie, pociągu lub pokoju hotelowym. Tę formę telepracy może wykonywać personel zarządzający, specjaliści lub serwisanci, którzy dzięki technikom teleinformatycznym, pracują bezpośrednio u klienta lub w drodze do niego. W ten sposób zapewniają szereg usług, w które zazwyczaj angażowany byłby personel biurowy lub klient musiałby przyjechać do siedziby firmy;
• telecentra zapewniające dostęp do wirtualnego biura osobom, które zamiast dojeżdżać do siedziby firmy pracują w telecentrum, którego lokalizacja jest najbardziej odpowiednia do potrzeb, na przykład jest najbliżej od domu;
• telechatki spełniające podobne funkcje jak telecentra na terenach wiejskich i podmiejskich. Oprócz możliwości pracy w sieci telechatki zapewniają obywatelom lokalnych społeczności możliwość podnoszenia kwalifikacji zawodowych oraz dostęp do zaawansowanych technik informatycznych i telekomunikacyjnych;
• relokalizację funkcjonalną - funkcje usługowe przedsiębiorstwa, przedtem lokalizowane w pobliżu klienta, obecnie koncentrowane są w jednym miejscu i świadczone na odległość. Rodzaj wirtualnych biur obsługi klienta (przez telefon bądź internet), np. usługa "Błękitna linia" firmy TP S.A⁷.

Wykorzystanie telepracy w firmie

Prześledźmy teraz, w jaki sposób zaprezentowane powyżej formy telepracy wykorzystywane są w poszczególnych działach firm.

W dziale produkcji - może być zastosowana tylko w procesie produkcji dóbr cyfrowych i informacyjnych. W administracji - może być wykorzystana telekooperacja. W dziale kadr - jest wykorzystywana do przeprowadzania szkoleń na odległość (e-learning) oraz poprzez stałe połączenie z siecią pracodawcy umożliwia wymianę danych i stałą obsługę pracowników. Dział IT to administrowanie sieciami, tworzenie oprogramowania, tworzenie stron WWW, które może odbywać się spoza siedziby firmy. Dział rozwojowo-badawczy - telepraca ułatwia pracę grupową nad projektami. Dział marketingu z kolei wykorzystuje telepracowników do przeprowadzania badań ankietowych czy wprowadzania danych.

Do typowych prac wykonywanych na odległość z użyciem nowoczesnych technologii teleinformatycznych należą: komputerowy skład tekstów, opracowywanie graficzne i projektowanie stron WWW, tworzenie baz danych, wyszukiwanie informacji, działalność marketingowa i sprzedaż przez telefon, obsługa klienta, księgowość, tłumaczenia, przeprowadzanie ankiet, wykonywanie analiz, redagowanie tekstów, raportów, sprawozdań, kompilowanie i pisanie tekstów, nauczanie na odległość itp.

Zalety i wady pracy na odległość

Do zalet telepracy od strony pracodawcy możemy zaliczyć:

• wzrost wydajności/efektywności telepracowników - badania wskazują na wzrost wydajności zwykle o 20 - 40 %, a niekiedy do kilkuset procent,
• optymalizację stanu zatrudnienia,
• redukcję zwolnień chorobowych,
• zmniejszenie powierzchni biurowej,
• ograniczenie konfliktów w pracy,
• fakt, że pracodawca płaci za efekty pracy, a nie za czas poświęcony na wykonanie zadania,
• oszczędność materiałów biurowych (przede wszystkim papieru),
• zatrudnianie osób o wysokich kwalifikacjach, które nie muszą opuszczać swojego miejsca zamieszkania, i dlatego gotowe są podjąć pracę nawet w odległym geograficznie przedsiębiorstwie,
• fakt, że małe i średnie przedsiębiorstwa mogą łatwiej rywalizować z dużymi firmami.

Najważniejsze korzyści dla telepracownika to:

• pracownik nie musi poświęcać czasu i ponosić kosztów dojazdu do pracy,
• wszystko robi szybciej i efektywniej poświęcając czas na samo wykonanie powierzonego zadania,
• następuje elastyczność nie tylko miejsca, ale zazwyczaj również czasu pracy,
• przestaje być istotny wiek i wygląd pracownika,
• pracownicy są mniej zestresowani wykonując pracę w domu,
• możliwość wykonywania pracy w dużej odległości od siedziby firmy,
• jako telepracownicy mogą być zatrudnione osoby niepełnosprawne lub takie, które nie są w stanie wykonywać pracy poza miejscem zamieszkania.

Do powyższych zalet dochodzą również korzyści ekologiczne dla całego społeczeństwa związane ze zmniejszeniem natężenia transportu. Praca na odległość powoduje także pewne zagrożenia, zarówno dla pracodawcy, jak również dla telepracownika. Problemy, jakie może napotkać pracodawca to:

• koszty początkowe wdrożenia systemu pracy na odległość,
• brak integracji w zespole, alienacja pracowników,
• zjawisko izolacji i braku synergii pracownika z pracodawcą,
• możliwość wycieku cennych dokumentów i danych poza firmę.

Od strony pracownika będą to:

• w polskich warunkach koszty połączenia z internetem oraz,
• nieodpowiednie prawo pracy, nie regulujące tego typu stosunków między pracodawcą i pracobiorcą,
• brak bezpośredniego nadzoru nad wykonywaną pracą i konieczność samodzielnego dopingowania się. Wymagana jest dobra samoorganizacja pracy, co powoduje czasami zmniejszenie wydajności pracy pracownika,
• poczucie odosobnienia pracownika od grupy - "syndrom alienacji",
• groźba "pracoholizmu" - pracy "na okrągło",
• problemy telepracowników z oddzieleniem pracy od życia domowego (prywatnego).

Dużym problemem dla telepracujących może się okazać brak dostępu do wybranych usług informacyjnych i odpowiedniego sprzętu, dodatkowo nie wszystkie rodzaje prac są możliwe i wskazane do realizacji drogą zdalną.

Motywowanie i monitorowanie pracowników

Motywowanie i kontrola pracowników pracujących zdalnie nie jest sprawą prostą. Aby nie dopuścić do wystąpienia negatywnych czynników telepracy należy:

• organizować spotkania integracyjne lub konferencje w siedzibie firmy dla pracowników pracujących zdalnie,
• organizować wyjazdy motywacyjne dla telepracowników,
• nie dopuścić do odosobnienia pracownika (alienacja),
• przeprowadzać nieformalne wizyty kontrolerów w domu pracownika,
• oferować szkolenia online, umożliwiające telepracownikowi podnoszenie swoich kwalifikacji,
• stworzyć dobry system ocen i płac, nagród i awansów - tak, aby inspirować oraz wzbudzać automotywację, a nie tworzyć nakazy i kontrolować,
• rozwiązać kwestie zapłaty za dni udokumentowanej choroby, uniemożliwiającej lub znacznie utrudniającej telepracownikom pracę przy domowym komputerze,
• zapewnić wsparcie techniczne i merytoryczne pracy zdalnej w systemie firmy,
• umożliwić pracownikowi kontrolowanie (lub wgląd w ocenę) wyników pracy - czy nie popełnił błędów,
• nie traktować telepracowników jako pracowników drugiej kategorii, zapewniając im odpowiedni dostęp do wiedzy, rozwoju umiejętności, adekwatnego wynagrodzenia oraz poczucia przynależności do firmy.

W sytuacji, gdy niezbędne jest monitorowanie lub pomiar czasu trwania telepracy tworzy się grupę reguł (tzw. elastyczny czas pracy - ECP), które ułatwiają organizację czasu pracy. Do reguł tych należą:

• ramy czasowe: okres między najwcześniejszym rozpoczęciem pracy a najpóźniejszym dozwolonym zakończeniem pracy,
• czas obowiązkowy: są to ściśle określone godziny w ciągu dnia, w których telepracownicy powinni być dostępni przez internet,
• dzienny wymiar godzin: jest to czas, który dana osoba powinna poświęcić w ciągu dnia na pracę. Może się on różnić w poszczególnych dniach tygodnia, czy tygodniach,
• okres rozliczeniowy: jest to okres, po upływie którego sprawdza się, czy dany pracownik spędził określoną w umowie ilość czasu będąc zalogowanym do systemu firmy.

Pomocą w monitorowaniu czasu pracy są systemy informacyjne, które monitorują godziny zalogowań do systemu firmy. Rejestrują one zdarzenia związane z każdym pracownikiem i umożliwiają jego kontrolę.

• rejestracje We/Wy - zestawienie pokazujące wszystkie rejestracje wejścia i wyjścia z systemu w ujęciu dziennym,
• pełna aktywność - zestawienie pokazujące zdarzenia dotyczące danego pracownika jakie zapisane są w systemie,
• plan urlopów - zestawienie pokazujące wykorzystane oraz zaplanowane dni urlopowe w bieżącym roku,
• nadgodziny - zestawienie pokazujące, kiedy i ile nadgodzin zostało wypracowanych przez danego pracownika⁸.

Podsumowanie

Zasady funkcjonowania pracowników na odległość są od dawna dokładnie zdefiniowane i opisane. Znane są również technologie wykorzystywane przy tego rodzaju działalności. Nie znaczy to niestety, że praca zdalna nie rodzi problemów. Świadczy o tym choćby przykład Wielkiej Brytanii gdzie pracownicy zdalni borykają się nadal z wieloma problemami przy wykonywaniu tej formy pracy. Milionowa grupa osób pracujących w domu w Wielkiej Brytanii jest pozbawiona podstawowych praw pracowniczych, takich jak płatne urlopy, czy wynagrodzenie chorobowe, pracując często za stawkę niższą, niż wymagana przez prawo płaca minimalna. Rząd tego kraju stara się podjąć odpowiednie kroki mające poprawić ten niekorzystny stan rzeczy⁹.