Wstęp

...średnie straty ponoszone rocznie przez polskie przedsiębiorstwa z tytułu nieefektywnego zarządzania posiadaną przez nie wiedzą i informacjami wynoszą ponad 45 000 PLN na jednego zatrudnionego.

Raport KPMG pt. Zarządzanie wiedzą w Polsce 2004

Dlaczego umiejętność zarządzania wiedzą jest tak istotna? Ponieważ w zgodnej opinii wybitnych ekspertów (Naisbitt, Turow, Drucker, Toffler) oraz instytucji międzynarodowych (OECD, Bank Światowy) jesteśmy świadkami przechodzenia od gospodarki przemysłowej do gospodarki opartej na wiedzy. Profesor Antoni Kukliński określił to zgrabnie mianem: Od GOW do GOW - od gospodarki opartej na węglu do gospodarki opartej na wiedzy. Konsekwencją tego procesu jest coraz większa rola, jaką wiedza, twórczość i zasoby niematerialne odgrywają w gospodarce i biznesie. Firma analityczna Gartner przewiduje, iż do 2007 roku aż 75% całkowitego wzrostu produktywności przedsiębiorstw będzie efektem zarządzania wiedzą i usprawnień w pracy opartej na wiedzy (knowledge work).

Zarządzanie wiedzą

Zarządzanie wiedzą, lub inaczej zarządzanie w warunkach gospodarki opartej na wiedzy, jest wielkim i bardzo trudnym wyzwaniem, ponieważ wiedza w odróżnieniu od tradycyjnych zasobów charakteryzuje się kilkoma unikalnymi cechami m.in.: niewyczerpalnością, symultanicznością i nieliniowością.

Niewyczerpalność oznacza, iż wiedza w trakcie używania nie zużywa się jak tradycyjne zasoby, a wprost przeciwnie - jej wartość rośnie. Przedsiębiorstwa w ciągu minionych lat przyzwyczaiły się do racjonalnego gospodarowania swoimi ograniczonymi środkami, które polegało na takim łączeniu czynników wytwórczych w procesie produkcyjnym, aby maksymalizować efekty i minimalizować koszty. Przedsiębiorstwa "zarządzające wiedzą" przeciwnie - będą działać racjonalnie, jeżeli maksymalizacji produkcji będzie towarzyszyć maksymalne wykorzystanie posiadanych zasobów wiedzy.

Symultaniczność oznacza, że wiedza może być wykorzystywana jednocześnie przez wiele osób znajdujących się w różnych miejscach. W przypadku tradycyjnych zasobów było to niemożliwe. Ta sama maszyna nie mogła być użyta w dwóch różnych miejscach w tym samym czasie. Kupując ją, przedsiębiorstwo nie musiało się obawiać, że zostanie ona użyta przez konkurenta. W przypadku wiedzy takiej pewności mieć nie możemy.
Nieliniowość oznacza, że trudno przewidzieć skutki zastosowania wiedzy. Wiedza z powodzeniem zastosowana w jednym przedsiębiorstwie, w innym może spowodować diametralnie różne efekty. W przypadku tradycyjnych zasobów, to przedsiębiorstwo, które posiadało ich więcej miało wyraźną przewagę nad konkurentami, wynikającą choćby z korzyści skali.

Czy polska gospodarka i polskie przedsiębiorstwa są gotowe podjąć wyzwania, jakie stawia gospodarka oparta na wiedzy i jaką rolę ma tu do odegrania koncepcja zarządzania wiedzą? Firma doradcza KPMG postanowiła bliżej przyjrzeć się temu zagadnieniu i przeprowadziła wspólnie z instytutem badawczym SMG/KRC w lipcu 2004 roku pierwsze w pełni reprezentatywne badanie stanu zarządzania wiedzą w największych polskich przedsiębiorstwach. Badanie miało charakter ilościowy.

Metodologia

Badaniami objęto reprezentatywną grupę 121 z ok. 1000 największych organizacji działających w Polsce o przychodach powyżej 40 milionów euro rocznie i zatrudniających co najmniej 250 pracowników. Wstępnym założeniem było, aby większość respondentów stanowili członkowie zarządu firmy odpowiedzialni za podejmowanie decyzji strategicznych. Na potrzeby badania przyjęto następujące definicje robocze:

Zarządzanie wiedzą (KM - Knowledge Management): systematyczne i zorganizowane wykorzystanie zasobów wiedzy do usprawnienia funkcjonowania organizacji. Zasoby wiedzy: obejmują wiedzę o klientach, produktach, procesach, konkurentach itd., w postaci formalnej (bazy danych, dokumenty oraz nieskodyfikowanej (ludzie).

Zarządzanie wiedzą jest uznaną częścią życia

Wyniki badań pokazują, iż świadomość roli zarządzania wiedzą wśród decydentów polskiego biznesu jest wysoka i ciągle rośnie. Świadczy o tym fakt, iż ponad połowa (59%) respondentów deklaruje, iż jest w trakcie wdrażania lub zamierza wdrożyć system zarządzania wiedzą, natomiast 15% respondentów jest już użytkownikami takiego programu.

Pytanie: Które z poniższych stwierdzeń najlepiej opisuje Państwa organizację?

Skutki braku zarządzania

Respondenci za najczęściej napotykane problemy wynikające z braku efektywnych rozwiązań zarządzania wiedzą uznali brak czasu na dzielenie się wiedzą (64%), natłok informacji (57%) oraz niepotrzebne powtarzanie tych samych czynności, tzw. reinventing the wheel (40% odpowiedzi).

Pytanie: Obecne problemy Państwa firmy to:

Respondenci mogli wskazać więcej niż jedną odpowiedź, dlatego podawane wartości nie sumują się do 100%.

Kto wspiera zarządzanie wiedzą?

Zarządzanie wiedzą stało się domeną najwyższego szczebla zarządzania i tam właśnie można odszukać głównych pomysłodawców i sponsorów wdrożeń.

W 42% badanych przedsiębiorstw to zarząd firmy nalegał na wdrożenie procesów zarządzania wiedzą, natomiast w 22% przypadków wyższy szczebel zarządzania odegrał najważniejszą rolę przy wdrażaniu tej koncepcji.

Najważniejsze inicjatywy zarządzania wiedzą

Ze wszystkich inicjatyw organizacyjnych z zakresu zarządzania wiedzą największą popularnością cieszy się projektowanie/doskonalenie procesów zarządzania wiedzą oraz programy dzielenia się "dobrymi praktykami" (po 89% wskazań).
Z inicjatyw już zrealizowanych najwięcej respondentów ponownie wskazało dzielenie się "dobrymi praktykami" (43%) oraz benchmarking (36%).
W ciągu najbliższego roku największy odsetek respondentów zamierza skoncentrować się na projektowaniu/doskonaleniu procesów zarządzania wiedzą (39%), szkoleniach i warsztatach z zakresu zarządzania wiedzą (38%) oraz opracowaniu strategii zarządzania wiedzą (31%).

Pytanie: Kto w organizacji najbardziej nalegał/nalega na wdrożenie zarządzania wiedzą?

Pytanie: Czy w organizacji ponoszone / planowane są inwestycje w zarządzanie wiedzą w obszarach:

Respondenci mogli wskazać więcej niż jedną odpowiedź, dlatego podawane wartości nie sumują się do 100%

W dalszej perspektywie priorytetowymi inicjatywami mogą się stać: tworzenie map wiedzy (44%), wdrażanie narzędzi do pomiaru efektywności wykorzystania aktywów niematerialnych (43%) oraz ustanowienie formalnych procedur zarządzania wiedzą i audyty wiedzy (po 39% wskazań).

KPMG Knowledge Management Journey Benchmark

Epilogiem naszych obserwacji było określenie poziomu rzeczywistego zaawansowania zarządzania wiedzą w badanych przedsiębiorstwach. Posłużyliśmy się specjalnie w tym celu stworzoną metodologią Knowledge Management Journey Benchmark, która pozwala na ocenę poziomu rozwoju organizacyjnego na pięciostopniowej skali od poziomu chaosu (knowledge chaotic) do poziomu systemowego zintegrowania (knowledge centric).

Okazało się, iż znaczna większość (61%) przedsiębiorstw znajduje się obecnie na etapie najniższym, czyli knowledge chaotic. Ponadto żadne ze zbadanych przedsiębiorstw nie zostało sklasyfikowane do kategorii najwyższej, czyli knowledge centric.

KPMG Knowledge Managament Journey ® Etap chaosu (knowledge chaotic), w którym nie występuje powiązanie zarządzania wiedzą z celami organizacji, a wykorzystanie wiedzy w praktyce ma charakter przypadkowy i nieformalny. Etap świadomości (knowledge aware), charakteryzujący się prowadzeniem pilotażowych projektów z zarządzania wiedzą oraz świadomością co do potrzeby intensywniejszego wykorzystania wiedzy w prowadzonej działalności. Etap ukierunkowania (knowledge focused), gdzie zauważalny jest związek pomiędzy procedurami i narzędziami wykorzystywanymi w zarządzaniu wiedzą a korzyściami, jakie ma z tego organizacja. Etap zarządzania (knowledge managed), charakteryzujący się tym, że organizacja dysponuje wdrożonymi procedurami i narzędziami zarządzania wiedzą, ale wciąż napotyka na problemy technologiczne lub kulturowe. Etap systemowego zintegrowania (knowledge centric), gdzie zarządzanie wiedzą jest integralną częścią procesów operacyjnych, a zasoby wiedzy znajdują odzwierciedlenie w wartości organizacji.

Przyszłość wygląda bardziej obiecująco. Ponad połowa zbadanych przedsiębiorstw (57%) ma szansę być w ciągu roku na etapie knowledge focused. W tym samym czasie liczba przedsiębiorstw sklasyfikowanych jako knowledge chaotic ulegnie znacznemu zmniejszeniu do poziomu 18%. Istotne jest również pojawienie się grupy przedsiębiorstw zaliczanych do poziomu najwyższego, czyli knowledge centric (3%).

Jeszcze większych zmian należy się spodziewać w dalszej przyszłości, kiedy to większość przedsiębiorstw (94%) ma szansę znaleźć się na 3 najwyższych poziomach KM Journey, z czego aż 28% na poziomie najwyższym knowledge centric. Czy tak się stanie, zależy jednak od determinacji i konsekwencji przedsiębiorstw we wdrażaniu planowanych inicjatyw zarządzania wiedzą.

Obecny i prognozowany poziom rozwoju polskich organizacji według Knowledge Management Journey ®

Podsumowanie

Wyniki badania potwierdzają ewolucję modelu zarządzania w Polsce. Staje się on bardziej nowoczesny i innowacyjny. Czujemy się zobowiązani docenić wysiłek polskich firm, które próbują zsynchronizować swoje praktyki zarządzania z praktykami ich zachodnich partnerów i konkurentów.

Więcej informacji na temat wyników badań można znaleźć w raporcie KPMG pt. Zarządzanie wiedzą w Polsce 2004. Raport dostępny jest na stronie www.kpmg.pl.